الأسئلة المتكررة

1. الاستفسارات عن المشروع:


   
1.1 على من يتوجب التسجيل في نظام "توثيق" ؟
 
أي شخص ينتمي إلى الفئة التالية يستطيع أن يسجل في نظام “توثيق":

ملاك العقارات ( أفراد / شركات)
شركات إدارة العقارات
2.1 من هو المصرح له الدخول إلى نظام “توثيق”؟
  كل من لديه حساب فعال في نظام “توثيق” يستطيع الدخول على النظام ( مالك/شركات إدارة عقارات) من خلال رمز الدخول المزود من قبل البلدية.
3.1 ما هي استمارة بيانات وخيارات فتح الحساب(PPF )؟
  هي عبارة عن استمارة تستخدم بغرض فتح حساب لملاك العقارات القابلة للتأجير/ شركات إدارة العقارات. ويتم فيها ملأ بيانات وتفاصيل الأشخاص المعنيين بالاتصال والمخولين بالتوقيع وعدد العقارات الخاضعة للإدارة. بالإضافة إلى باقة خيارات تسجيل العقارات و عقود الإيجار.
4.1 ما هو نموذج إدخال بيانات العقارات (DMK- PR)؟
  يعتبر نموذج بيانات إدخال العقارات (DMK-PR) عبارة عن ملف مايكروسوفت إكسل تستخدمه البلدية لجمع البيانات الخاصة بالعقارات والوحدات العقارية القابل للتأجير وذلك من أجل تسجيلها في نظام "توثيق"
5.1 ما هو نموذج إدخال بيانات عقود الإيجار الحالية (DMK- EC) ؟
 
نموذج إدخال البيانات – عقود الإيجار السارية (DMK-EC) عبارة عن ملف مايكروسوفت اكسل تستخدمه البلدية لجمع البيانات الخاصة بعقود الإيجار السارية للوحدات العقارية / العقارات المؤجرة والشاغرة.

6.1 لماذا يجب على جميع ملاك العقارات تسجيل بيانات العقارات و عقود الإيجار المبرمة في نظام "توثيق؟
  بناءا على التشريعات المطبقة في إمارة أبو ظبي و الدولة أصبح إلزاميا بصدور قرار سمو رئيس المجلس التنفيذي رقم 4 لسنة 2011 في شأن إجراءات تسجيل بيانات العقارات و العقود الايجارية.
7.1 كم تستغرق عملية فتح حساب لملاك العقارات القابلة للتأجير /لشركات إدارة العقارات من قبل البلدية (الخطوة الأولى- مرحلة الإعداد) ؟
  تسعى بلدية مدينة أبو ظبي بإجراء المعاملات بأسرع وقت ممكن و تقديم خدمة راقية, لذلك سوف تستغرق عملية فتح حساب لملاك العقارات /شركات إدارة العقارات يومان عمل كحد أقصى.
8.1 كم تستغرق عملية تسجيل البيانات الخاصة بالعقارات (الخطوة الثانية- مرحلة الإعداد) ؟
  هدفنا هو تنفيذ معاملات عملائنا الكرام بكفاءة عالية و سرعة , لذلك يتم تحديد المدة التي تستغرقها عملية تسجيل بيانات العقارات بناءا على حجم و عدد العقارات المراد تسجيلها أقصاها 30 يوم عمل.
9.1 كم تستغرق عملية تسجيل بيانات المستأجرين بالعقار (الخطوة الثالثة- مرحلة الإعداد) ؟
 
حرصا منا علي تقديم خدمة عالية الجودة في وقت قياسي تستغرق هذه العملية مدة أقصاها ثلاثة أيام عمل.

10.1 ما المراكز التي تقدم خدمة تسجيل عقود الإيجار؟
 
مركز خدمة العملاء بالمقر الرئيسي لبلدية مدينة أبو ظبي
المراكز الخارجية التابعة لبلدية مدينة أبو ظبي (متوفر حاليا لدى مركز البطين فقط)
منافذ خدمة العملاء التابعة لبلدية مدينة أبو ظبي
11.1 هل يستطيع المؤجر أو من يخول عنه تسجيل عقود الإيجار لعقار/ لوحدة تابعة لإمارة مدينة أبو ظبي من خلال مراكز خدمة العملاء التابعة لبلدية مدينة العين أو بلدية المنطقة الغربية ؟
  نعم، بالإمكان الحصول على خدمة تسجيل عقود الإيجار من خلال المراكز السابق ذكرها.
12.1 ما الفرق بين شركات إدارة العقارات و ملاك العقار؟
  شركات إدارة العقارات هي الشركات العاملة في إدارة و تشغيل العقارات على اختلاف أنواعها . إما مالك العقار فهو الفرد المشرف و المدير بنفسه على عقاراته.
13.1 ما هي الآثار المترتبة في حالة عدم الامتثال لتسجيل العقارات و عقود الإيجار ؟
 
عدم إمكانية الحصول على نموذج عقد إيجار معتمد لتقديمها لدى الجهات والمؤسسات الحكومية للحصول على خدماتها المتاحة وإنهاء المعاملات وذلك بموجب ربط نظام "توثيق" بإجراءات الشركاء الإستراتيجيين لتحقيق التكامل المطلوب حيث سيكون تسجيل العقارات القابلة للتأجير و العقود الايجارية في نظام "توثيق" جزء من منظومة الإجراءات المطلوبة لإتمام المعاملات الحكومية المختلفة
في حال وجود نزاع بين طرفي العلاقة لا يمكن تقديم طلب لدى لجنة فض المنازعات الايجارية إلا بموجب عقد إيجار مسجل بالبلدية
14.1 ماذا يعني إلغاء عقد إيجار ؟
 
هناك نوعان من الإلغاء وهما:

إلغاء برضى طرفي العلاقة: و هو عبارة عن انتهاء للعلاقة الايجارية بين المؤجر و المستأجر و ذلك لانتهاء فترة العقد دون الإشعار بالتجديد أو إلغاء العقد قبل انتهاء فترة صلاحية العقد مقابل دفع غرامة مادية.
إلغاء بحكم قضائي: و هو عبارة عن إنهاء للعلاقة الايجارية بين المؤجر و المستأجر بموجب حكم قضائي صدر من قبل لجنة فض المنازعات في حالة تقدم أحد طرفي العلاقة للشكوى بسبب مخالفة الطرف الآخر للوائح والقوانين الايجارية المعمول بها بالإمارة.
15.1 ما هي فئات عقود الإيجار المتوفرة بنظام "توثيق"؟
 
للإجابة على مثل هذا السؤال يجب عرض فئات عقود الإيجار المتوفرة بنظام"توثيق" وهي كالتالي:

سكني ( المستخدم بغرض السكن بكافة أنواعه)
تجاري ( المستخدم بغرض ممارسة أيا من الأنشطة التجارية)
صناعي ( يشمل ممارسة نشاط صناعي – مستودعات )
16.1 هل يتوجب على المؤجر فتح حساب في نظام" توثيق" في حالة كانت جميع عقاراته تحت إدارة شركة عقارية؟
  لا يتوجب علي المالك فتح حساب و لكن تقوم الشركة العقارية المخول لها بجميع المعاملات و الإجراءات الخاصة بنظام “توثيق”.
17.1 هل من اللازم تسجيل بيانات العقار القابل للتأجير إذا كان العقار/الوحدة غير مستأجرة بعد؟
  ينص قرار 4 لسنة 2011 على ضرورة تسجيل بيانات العقارات القابلة للتأجير سواء كان العقار/الوحدة شاغرة أو مستأجرة.
18.1 هل تتم عملية تسجيل بيانات العقارات في نظام “توثيق”مرة واحدة فقط؟
  تعتبر خطوة تسجيل بيانات العقارات القابلة للتأجير إحدى الخطوات الهامة في المرحلة الأولى (مرحلة الإعداد) و التي تشمل 1- فتح حساب 2- تسجيل بيانات العقارات القابلة للتأجير 3- تسجيل بيانات عقود الإيجار الحالية. و تتم عملية تسجل بيانات العقارات في نظام "توثيق" مرة واحدة فقط و لكن يتطلب من المؤجر تزويد النظام بأي تعديل يطرأ على بيانات العقار أو الوحدة و هذا بغرض تحديث بيانات العقار في النظام.
19.1 إلى أي مدى يضمن نظام "توثيق" سرية البيانات المدرجة عليه ؟
  أن نظام "توثيق" تم تصميمه طبقا لأحدث التقنيات العالمية المعتمدة إضافة إلى استخدام احدث معايير الأمان . ونظام "توثيق" مملوك لبلدية مدينة أبو ظبي و التي تشكل قطاع حكومي معني بسرية المعلومات المدرجة. علما بأن هذه المعلومات ليست متوفرة إلا للأشخاص المعنيين( الملاك –شركات إدارة العقارات). وذلك بموجب اتفاقيات لحماية وضمان سرية استخدام البيانات والمعلومات حسب الحاجة والاختصاص.
20.1 هل يمكن فتح حساب لشركة إدارة عقارات في نظام "توثيق" إذا كانت رخصتها منتهية؟
  يمكن فتح حساب في نظام "توثيق" إذا كانت الرخصة التجارية منتهية و لكن يتوجب تجديد الرخصة قبل البدء في المرحلة الثانية من المشروع (مرحلة استخدام النظام) حيث لا يمكن إجراء أيا من المعاملات الخاصة بهذه المرحلة إلا بوجود رخصة سارية .
21.1 هل يمكن تسجيل بيانات الأراضي و ملكيتها من خلال نظام "توثيق"؟
  ان مشروع "توثيق" هو مبادرة تختص فقط بتسجيل بيانات العقارات و الوحدات القابلة للتأجير مثل الوحدات السكنية, التجارية و الصناعية بالإضافة إلى العقود الايجارية بناء على قرار المجلس التنفيذي رقم (4) لسنة (2011) علما بأن هناك فرق بين تسجيل الأراضي (والذي يتم عن طريق قسم تسجيل الممتلكات) و مشروع "توثيق". حيث أن قسم تسجيل الممتلكات يختص بالأراضي و معلوماتها و ملكيتها, أما قسم "توثيق" فهو مختص بتسجيل بيانات المباني كعدد الطوابق، عدد الوحدات السكنية القابلة للتأجير، نوع الوحدات، المحلات التجارية إلخ...
22.1 هل يمكن ربط نظام "توثيق" بالنظام الخاص بملكية الأراضي؟
  إن السجل الإلكتروني الخاص بملكية الأراضي و مواقعها و مواصفاتها موجود في نظام (ELMS) في بلدية مدينة أبو ظبي و نظام "توثيق" الخاص بتسجيل بيانات العقارات القابلة للتأجير و عقود الإيجار قد تم تصميمه بأحدث التقنيات العالمية إضافة إلى التكامل و التواصل بين مختلف الجهات الحكومية و الخاصة ذات الصلة ، والنظام تم ربطه مع جميع الأنظمة الالكترونية المستخدمة داخل البلدية مثل النظام الخاص بملكية الأراضي(ELMS) و الذي يوفر سهولة في الحصول على التقارير الإحصائية و المعلومات بشكل دقيق.
23.1 هل يتوجب في الفترة الحالية إبراز عقود إيجار مسجلة من قبل البلدية أمام الجهات الرسمية لإتمام أيا من المعاملات الضرورية؟
  أن المرحلة الأولى (مرحلة الإعداد) من مشروع " توثيق" والتي تختص بفتح حساب وتسجيل بيانات العقارات القابلة للتأجير و بيانات عقود الإيجار الحالية خلال فترة الستة أشهر القادمة من تاريخ صدور القرار لا تلزم المستخدم بإبراز عقد إيجار مسجل من قبل البلدية لإتمام أي معاملة مع الجهات الرسمية وسيتم الاستمرار بالعمل بالعقود الحالية دون الحاجة لتسجيلها وأنه سوف يتم تفعيل الشراكة مع الجهات ذات الصلة فور الانتهاء من المرحلة الأولى ( مرحلة الإعداد)و البدء في المرحلة الثانية ( مرحلة استخدام النظام) و التي تتطلب حينذاك إصدار عقد إيجار مسجل من قبل البلدية.
24.1 هل يشمل نظام "توثيق" تسجيل عقود الإيجار المبرمة بغض النظر عن مدة التعاقد؟
  أن قرار 4/2011 بشأن تسجيل بيانات العقارات و عقود الإيجار قد خص بإلزامية تسجيل عقود الإيجار المبرمة لمدة تعاقد لا تزيد على أربعة سنوات و المبرم وفقا لإحكام القانون رقم 20 لسنة 2006 بشأن إيجار الأماكن وتنظيم العلاقة الايجارية بين المؤجرين و المستأجرين في إمارة أبو ظبي و بالنسبة للعقود المبرمة لمدة أكثر من أربعة سنوات يتم تسجليها بقسم تسجيل الممتلكات التابع لإدارة الأراضي.
25.1 هل يمكن للمستأجر التأكد من حالة العقد المبرم بينه و بين المؤجر لمعرفة تسجيل عقد الإيجار من عدمه؟
  نعم، توفر البلدية خدمة الدخول على الموقع الخاص "بتوثيق" لمعرفة حالة العقد و هذا باستخدام رقم العقد المزود من قبل البلدية.
26.1 هل يمكن لزائر موقع "توثيق" الاطلاع على قاعدة البيانات الخاصة بالعقارات للحصول على معلومات خاصة بالسوق العقاري؟
 
يوفر موقع "توثيق" إمكانية الاطلاع على قاعدة البيانات والتي تزود زائر الموقع بالتالي:

سهولة الحصول على التقارير الإحصائية و المعلومات الخاصة بالسوق العقاري لمعرفة أفضل المعروض من العقارات و الوحدات الايجارية للراغبين في التأجير.
المساهمة في عملية البحث و الحصول على العقار المناسب وبما يضمن صدقيه الأسعار والمواصفات.
المساعدة في تسويق أفضل للعقار و تحسين المناخ الاستثماري.
27.1 هل يلتزم ملاك البيوت الشعبية بتسجيل في نظام "توثيق"؟
  يختص نظام "توثيق" بتسجيل بيانات العقارات و الوحدات القابلة للتأجير مثل الوحدات السكنية, التجارية و الصناعية بالإضافة إلى العقود الايجارية. و استنادا إلى توجيهات رئيس الدولة رقم (27/7015) بتاريخ 15/10/2009 "يمنع منعا باتا تأجير المساكن الشعبية"
28.1 ما هي المدة المطلوبة لإعطاء الشهادة للملاك؟
  في نفس وقت تقديم الطلب من خلال خدمة العملاء.
29.1 ما هي المدة المطلوبة لإعطاء الشهادة للشركات؟
  في نفس وقت تقديم الطلب من خلال خدمة العملاء.
30.1 ما هي الجهات الحكومية التي تعتمد بالايصال؟
  دائرة النقل, دائرة التنمية الاقتصادية, الجوازات, دائرة أبوظبي للتوزيع ( كهرباء و مياه) + الدوائر المحلية.
31.1 ما هي المدة المطلوبة لإصدار كتاب لمن يهمه الامر الذي يخص المستأجر لجوازات دبي والشارقة؟
  يومين عمل في المكتب الرئيسي و يومين عمل في المراكز الخارجية.
32.1 من هي المراكز الخارجية المختصة بإجراء توثيق ؟
  (الشهامة , البطين, الوثبة).
33.1 هل يمكن للمستأجر فتح حساب؟
  كلا: فقط للملاك أو المؤجرين.
34.1 هل يمكن اصدار ايصال باسم الورثة؟
  لا يمكن, لابد من وجود وكيل واحد معتمد. أو حارس قضائي بموجب حكم المحكمة.
35.1 هل صورة الوكالة ضرورية؟
  نعم ضرورية. لمن ينوب عن المالك.
36.1 هل يمكن ان يكون مقدم الطلب مندوب؟
  نعم , بل يمكن أن يكون مندوب أو وكيل أو مالك.
   
2. الاستفسارات عن الرسوم و خيارات الدفع:


   
1.2 ما هي الرسوم المستحقة الدفع لتسجيل العقار في نظام “توثيق”؟
 
استنادا لنص القرار رقم 4 لسنة 2011 بشأن قواعد و إجراءات تسجيل عقود الإيجار في إمارة أبو ظبي. تم تحديد رسوم تسجيل العقار في نظام" توثيق" على النحو الآتي:

إدخال بيانات العقار 1000 درهم
إدخال بيانات الوحدة الايجارية 5 دراهم
2.2 ما هي رسوم تسجيل عقد الإيجار؟
 
استنادا لنص القرار رقم 4 لسنة 2011 بشأن قواعد و إجراءات تسجيل عقود الإيجار في إمارة أبو ظبي. رسوم تسجيل عقود الإيجار كالتالي:

تسجيل عقد إيجار جديد: 100 درهم
تعديل بيانات عقد إيجار: 50 درهم
تجديد عقد إيجار: 100 درهم
3.2 هل هناك رسوم مقابل إتمام المرحلة الأولى (مرحلة الإعداد) ؟
 
تشمل المرحلة الأولى على ثلاث خطوات رئيسية و هي:

فتح حساب للملاك/شركات إدارة العقارات – تتم هذه الخطوة دون دفع أية رسوم
تسجيل بيانات العقارات القابلة للتأجير – 1000 درهم لتسجيل بيانات العقار و 5 دراهم عن كل وحدة ايجارية.
تسجيل بيانات عقود الإيجار الحالية – تتم هذه الخطوة دون دفع أية رسوم
4.2 ما هي الخيارات المتاحة لدفع الرسوم المستحقة لتسجيل العقارات و عقود الإيجار- وهل يمكن للمؤجر/شركة إدارة العقارات تحديد الخيار المناسب لدفع الرسوم المستحقة؟
 
توفر البلدية ثلاثة خيارات لدفع الرسوم المستحقة و هي كالتالي:

الدفع النقدي
شيك مقبول الدفع
تحويل بنكي اما بالنسبة لطريقة الدفع يتم تحديدها من قبل بلدية أبو ظبي بناءا على حجم و عدد المعاملات.
5.2 ما هي الخيارات المتوفرة لدورة دفع الرسوم المستحقة لتسجيل العقارات و العقود الايجارية؟
 
هنالك خياران لدورة دفع الرسوم و هما:

الدفع الفوري
الدفع المؤجل ( يتم تحصيل الرسوم بشكل يومي، أسبوعي، أو شهري و لكن يتم تحديد أي من الخيارين من قبل البلدية بناءا على حجم و عدد المعاملات).
6.2 هل يمكن تسديد رسوم تسجيل بيانات العقارات على دفعات ؟
  يجب الالتزام بآليات الدفع المحددة من قبل البلدية (الرجاء الرجوع إلى سؤال 4.2 و 5.2 )
7.2 ماذا لو تأخرت عن سداد الرسوم المستحقة لإجراء أي معاملة (تسجيل العقارات/تسجيل العقود) ؟
  لا يتم الانتهاء من تسجيل العقارات و عقود الإيجار ما لم يتم دفع الرسوم المستحقة و هذا نظرا للتنسيق مع نظام الدفع العام (GCS).
8.2 ما هي الرسوم المستحقة لاستخدام خيار تحليل البيانات ؟
  بمجرد استلام الطلب من قبل المؤجر/ شركة إدارة العقار تقوم البلدية بإسناد هذه المهمة لإحدى الشركات/الجهات المعنية بهذا الإجراء و يتم تحديد الرسوم المستحقة مقابل هذه الخدمة طبقا لحجم المعاملة و عدد العقارات التابعة للمؤجر/ لشركة إدارة العقار.
9.2 بعد إصدار عقد إيجار مسجل من قبل البلدية أبدى المؤجر/المستأجر عدم الرغبة في إتمام المعاملة هل يمكن استرداد الرسوم التي تم دفعها ؟
  طبقا لقرار 4/2011 بشأن تسجيل العقارات و عقود الإيجار, و الذي ينص على استحقاق دفع 100 درهم لإصدار عقد إيجار جديد و50 درهم لإجراء أي تعديل على العقد (إلغاء- إنهاء – تعديل بيانات العقد). فبموجب هذا القرار لا يمكن استرداد الرسوم بعد إصدار العقد المسجل, لأنه بمجرد طباعة العقد بعد إصدار الأمر الإلكتروني يعتبر العقد صالحاً وغير قابل للإلغاء.
10.2 هل توجد رسوم في حالة إلغاء العقد المسجل؟
  نعم , و هذا تماشيا مع قرار رقم (4) لسنة 2011 بشأن إجراءات تسجيل بيانات العقارات و عقود الإيجار حيث أن الرسوم المستحقة لإجراء أي تعديل على العقد 50 درهم و تشمل أي تعديل يطرأ على العقد مثل ( إلغاء – إنهاء – تعديل بيانات العقد ) .
11.2 هل هناك رسوم في حالة إجراء تعديلات على بيانات العقارات التي تم إدخالها في النظام "توثيق"؟
  تماشيا مع قرار 4/2011 بشأن قواعد و إجراءات تسجيل عقود الإيجار ينص على أن الرسوم المستحقة في حالة إجراء أي تعديل في بيانات العقار من قبل المؤجر هي مقدره بـ ( 5 ) دراهم.
12.2 هل الرسوم المقررة لتسجيل العقود بنظام "توثيق" تحدد طبقا لمدة التعاقد؟
  استنادا الى قرار 4 لسنة 2011 بشأن إجراءات تسجيل العقارات و عقود الإيجار يلتزم المؤجر بدفع 100 درهم لتسجيل عقد إيجار جديد بغض النظر عن مدة التعاقد بشرط الا تزيد مدة التعاقد عن أربعة سنوات.
13.2 هل تعفى جميع عقود الإيجار الحالية و المبرمة قبل صدور القرار من الرسوم لحين التجديد؟
  نعم ، فبموجب قرار 4 لسنة 2011 بشأن إجراءات تسجيل العقارات و عقود الإيجار نصت مادة 8 فقرة 2 على "تعفى من رسوم التسجيل عقود الإيجار الحالية و المبرمة قبل صدور هذا القرار لحين تجديدها .
   
3. استفسارات عن الإجراءات:


   
1.3 ماذا لو كانت بعض الوثائق المطلوبة ناقصة؟
  يتم التواصل مع (الشخص المعني بالاتصال) من قبل قسم "توثيق" في خلال فترة أقصاها 48 ساعة عمل من بدء تسليم الوثائق.
2.3 هل من اللازم حضور المؤجر إلى البلدية لتسجيل العقود الايجارية التابعة لعقاراتهم؟
 
لا يتوجب على المؤجر الحضور المباشر إلى مبني البلدية حيث يتوفر لدية عدة خيارات لتسجيل عقود الإيجار المبرمة و هي :

نظام الربط الالكتروني:حيث يتم الربط الالكتروني بين نظام” توثيق” والبرنامج العقاري الخاص بملاك العقارات و شركات إدارة العقارات.
نظام "توثيق" الالكتروني من خلال استخدام رمز الدخول المتوفر من قبل البلدية.
تقديم المعاملات من الشخص المخول بموجب تخويل قانوني لإنهاء المعاملات لدى منافذ خدمة العملاء التابعة لبلدية مدينة أبو ظبي.
تقديم المعاملات باستخدام التوقيع الالكتروني للمالك . حيث يخول المالك بلدية مدينة أبوظبي باستخدام التوقيع الالكتروني في جميع معاملات عقود الإيجار فقط.
3.3 هل يمكن إرفاق شروط خاصة بالعقد المسجل المبرم ما بين طرفي التعاقد؟
  نعم, يمكن ذلك حيث يقوم المؤجر بإضافة الشروط و الأحكام الخاصة أثناء عملية فتح الحساب و بعدها يتم عرضها على قسم الشؤون القانونية التابع لبلدية مدينة أبو ظبي و في حالة مطابقة الشروط الخاصة المراد إلحاقها بالعقد مع الشروط و القواعد العامة للعملية الايجارية ، يتم اعتمادها و إلحاقها بعقد الإيجار المبرم. ولكن في حالة عدم المطابقة مع الشروط و القواعد العامة تقوم البلدية بأشعار المؤجر بعدم الموافقة على الشروط المراد إلحاقها بعقد الإيجار.
4.3 هل يمكن إصدار عقد إدارة عقار قبل أن يكون العقار مسجلا في نظام” توثيق”؟
  يجب أن يتم تسجيل العقار من قبل بلدية مدينة أبو ظبي قبل إصدار أي عقد.
5.3 هل يمكن تغيير بيانات العقار بعد أن تتم الموافقة عليه و اعتماده من قبل البلدية؟
  يمكن تعديل بيانات العقار بتعبئة الاستمارات اللازمة وهذا بغرض تحديث نظام “توثيق"" وإرفاق كافة المستندات المطلوبة والموافقات الرسمية حسب الطلب ونوع المعاملة أو الإضافة.
6.3 هل يجب إحضار الوثائق الخاصة بمالك العقار في حالة تسجيل عقار تحت إدارة شركة عقارية ؟
  لمعرفة المزيد عن المستندات المطلوبة لإتمام هذه المعاملة الرجاء الرجوع إلى "دليل الوثائق المطلوبة" والمتوفر أيضاً في مركز الوثائق بموقع "توثيق" الالكتروني.
7.3 هل يمكن تعديل بيانات العقد بعد تسجيله؟
 
نعم يمكن تعديل بعض البيانات على سبيل المثال :

رقم الهاتف النقال
رقم الهاتف الأرضي
رقم الفاكس
البريد الالكتروني
العنوان و صندوق البريد
رقم الرخصة التجارية – تاريخ إصدارها – تاريخ انتهاءها
رقم جوار السفر – تاريخ الإصدار – تاريخ الانتهاء – محل الإصدار
الجنسية
رقم الإقامة – تاريخ انتهاء الإقامة
رقم الأسرة و رقم خلاصة القيد
8.3 هل يمكن تسجيل عقد إيجار إذا لم يكن العقار مسجلا في نظام “توثيق”؟
  في حالة إذا لم يكن العقار مسجلا في نظام “توثيق"، يتم حينذاك تسجيل بيانات عقد الإيجار بالطريقة التقليدية(بشكل مؤقت) وذلك لضمان انسيابية سير المعاملات الضرورية المتعلقة بالمستأجر. و تقوم البلدية بالتواصل مع المؤجر لإتمام إجراءات فتح الحساب في النظام و يليها إتباعا تسجيل بيانات العقار و عقود الإيجار الحالية حتى يتسنى للمؤجر البدء بالمرحلة الثانية (مرحلة استخدام النظام).
9.3 هل يمكن تسجيل عقد إيجار من الباطن؟
  نعم, طالما يلتزم الطرفان باللوائح و القوانين الصادرة بهذا الشأن بعد مراجعة البلدية لاعتماد الموافقة لإتمام المعاملات الخاصة بذلك
10.3 هل يمكن للمؤجر تغيير ( (تعديل) خيار تسجيل بيانات العقارات أو تسجيل العقود الايجارية الذي تم اختياره مسبقا خلال عملية فتح الحساب بعد اعتماده؟
  نعم, يمكن تغيير آلية تسجيل بيانات العقارات /تسجيل العقود و هذا من خلال تعبئة استمارة تعديل الخيارات بتحميلها من موقع توثيق الالكتروني www.adm.gov.ae/tawtheeq أو يمكن استلامها من مكتب الاستعلامات بالبلدية. و تقديمها لمكتب خدمة العملاء بمقر البلدية.
11.3 في حالة انقضاء فترة عقد الإيجار هل يتوجب على كلا الطرفين إشعار البلدية؟؟
  نعم يجب إشعار البلدية من قبل الطرفين المتعاقدين أو المخول عنهما في حالة انقضاء فترة التعاقد و هذا لتحديث الحالة الايجارية للوحدة في نظام "توثيق".
12.3 ما هي الإجراءات المتبعة في حالة انتهاء فترة التعاقد بين المؤجر وشركة إدارة العقار بموجب المدة المبرمة بالعقد ؟
  في حالة عدم الرغبة في تجديد عقد الإدارة مع الشركة إدارة العقار السابقة يقوم المؤجر بإشعار البلدية و طلب إصدار عقد إدارة عقار جديد مع شركة عقارية أخرى أو يقوم بفتح حساب كمدير و مالك للعقار إذا رغب في ذلك و هذا ضروري لتحديث حالة عقد الإدارة في نظام "توثيق".
13.3 هل من الممكن إجراء أي تعديل على استمارة بيانات و خيارات فتح الحساب بعد إرسالها لقسم "توثيق"؟
  إذا كانت المعاملة قيد التنفيذ و لم يتم الانتهاء من فتح الحساب يمكن تعديل بيانات الاستمارة بالتنسيق مع قسم "توثيق" و لا يحتاج العميل لإعادة تقديم الاستمارة مرة أخرى أما إذا تم الانتهاء من فتح الحساب يتوجب على العميل إعادة تقديم الاستمارة مرة أخرى و التي يمكن الحصول عليها من مكتب الاستعلامات بمقر البلدية أو تحمليها من مركز الوثائق المتوفر بموقع "توثيق" الالكتروني www.adm.gov.ae/tawtheeq أو استلامها مباشرة من احد المختصين لدى فريق عمل "توثيق".
14.3 كيف سيتم التحقق من دقة و صحة بيانات العقارات المقدمة من قبل المؤجر لتسجيلها بنظام "توثيق"؟
  بموجب قرار 4 لسنة 2011 يتوجب على جميع المؤجرين تسجيل بيانات عقاراتهم القابلة للتأجير مع تقديم كافة المستندات و الوثائق المطلوبة و يلتزم المؤجر بتزويد البلدية بالمعلومات الصحيحة و الدقيقة حيث تقوم البلدية بمطابقتها بقاعدة البيانات المعتمدة لديها و في حالة وجود اختلاف أو نقص بالمعلومات يتم إشعار المؤجر و لا يتم تسجيل العقار بالنظام إلا بعد التحقق من صحة البيانات المقدمة .
15.3 على من يتوجب التسجيل في نظام "توثيق" في حالة إذا كان العقار مؤجر من الباطن(شركة/فرد) بغرض الاستثمار – المستأجر من الباطن أم المالك الرئيسي ؟
 
يساعد نظام “توثيق" في تنظيم و تقوية العلاقة بين المتعاقدين و ضمان شفافية و مصداقية التعامل المساهمة في تطوير السوق العقاري و تنظيم و تقوية العلاقة بين الملاك و المستأجرين في الإمارة. و هناك أسس و قواعد يجب إتباعها لتسجيل عقد الإيجار من الباطن وهي:

يقوم المؤجر بفتح حساب في نظام "توثيق" و تسجيل بيانات العقار
يقوم المؤجر بطلب إصدار عقد إيجار من الباطن مسجل من قبل البلدية ( عقد استثمار بغرض التأجير)
يقوم المستأجر الرئيسي بفتح حساب في نظام "توثيق" حتى ينسى له إصدار عقود إيجار مسجلة للمستأجرين الفرعين.
16.3 في حالة عدم التزام المؤجر بتسجيل العقار , هل يمكن للمستأجر إتمام إجراءات التسجيل بمفرده أم أن يمكن للجنة فض المنازعات إتمام عملية التسجيل بشكل تلقائي ؟ و من يقوم بدفع رسوم التسجيل في هذه الحالة؟
  استنادا الى قرار 4 لسنة 2011 بشأن إجراءات تسجيل العقارات و عقود الإيجار ، يلتزم المؤجر أو من ينوب عنه بتسجيل بيانات العقارات و في حالة عدم الالتزام بنصوص القرار تقوم البلدية و الجهات المعنية باتخاذ اللازم تجاه المؤجر وعلى أن يتحمل المؤجر رسوم التسجيل في النظام. و على المستأجر اللجوء للجان المختصة لاستصدار حكم بصحة التوقيع على عقد الإيجار و تسجليه لدى البلدية.
   
4. الاتصال و الدعم:


   
1.4 أين يمكن إرسال الملاحظات والاقتراحات الخاصة بمشروع “توثيق”؟
 
يمكن إرسال الملاحظات و الاقتراحات على التالي:

مركز الاتصال على الرقم 80022220
إرسال بريد الكتروني إلى Tawtheeq@adm.abudhabi.ae
إدخال في صندوق الاقتراحات المتوفر في المبني الرئيسي لبلدية مدينة أبو ظبي و المراكز الخارجية التابعة للبلدية
2.4 ماذا لو نسيت كلمة السر؟
  لاستعادة كلمة السر الخاصة بك في نظام توثيق، تحتاج الاتصال بمركز الاتصال بالبلدية و الإجابة علي بعض الأسئلة للتحقق من سرية المعلمات. ثم بعد ذلك تقوم البلدية بالإرسال الرقم السري و اسم المستخدم عبر لبريد الالكتروني الخاص بك أو عن طريق إرسال رسالة نصية على رقم الهاتف الخاص بك.
3.4 كيف يمكن معرفة حالة العقارات التي تم تسجليها في نظام “توثيق”؟
  يمكن معرفة حالة العقارات المراد تسجلها في نظام " توثيق" من خلال إرسال إشعار من قبل البلدية يفيد الحالة عبر البريد الالكتروني أو البريد المسجل.
4.4 ما هي وسائل الدعم المتوفرة للتعريف بنظام "توثيق"؟
 
في حالة عدم توفر الإجابة على تساؤلاتكم يتوجب الرجوع إلى إحدى الخيارات الثلاثة:

الاستعانة بالدليل الإرشادي عن نظام "توثيق" ( متوفر لدى مكتب الاستعلامات بمقر البلدية و الموقع الالكتروني الخاص "بتوثيق")
اسطوانة التدريب الخاصة بنظام "توثيق"
الموقع الالكتروني الخاص "بتوثيق"www.adm.gov.ae/tawtheeq
5.4 كيف يمكن الاتصال بقسم دعم العملاء الخاص بمشروع “توثيق” ؟
  يمكنك الاتصال بنا بواسطة رقم الهاتف 80022220 أو إرسال بريد إلكتروني إلى tawtheeq@adm.abudhabi.ae
6.4 ما هي القنوات التي من خلالها يمكن تسليم المستندات المطلوبة للتسجيل في نظام “توثيق”؟
 
هناك ثلاثة خيارات لتسليم المستندات المطلوبة و هما:

مكتب خدمة العملاء بمقر البلدية
إرسالها عبر البريد الالكتروني tawtheeq@adm.abudhabi.ae
الاتصال المباشر مع موظفي قسم "توثيق"
7.4 كيف يمكن الحصول على الرقم السري و اسم المستخدم بعد فتح حساب ؟
 
هناك طريقتان لإرسال الرقم السري و اسم المستخدم

البريد المسجل
البريد الالكتروني
8.4 كيف يمكن الحصول على الاستمارات الخاصة بتسجيل في نظام “توثيق”؟
 
يمكنك الحصول على الاستمارات الخاصة بالتسجيل في نظام "توثيق" عن طريق الخيارات الآتية:

الموقع الالكتروني www.adm.gov.ae/tawtheeq
مكتب الاستعلامات بالمقر الرئيسي للبلدية
خدمة العملاء المتوفرة بالمراكز التابعة للبلدية (متوفر حاليا فقط بالبطين)
الاتصال المباشر مع موظفي قسم "توثيق"
9.4 كيف يتم تسليم استمارة بيانات و خيارات فتح الحساب (PPF)و الوثائق المطلوبة؟
  يتوجب على المؤجر أو من ينوب عنه الحضور المباشر لمكتب خدمة العملاء بمقر البلدية لتسليم الاستمارة بعد تعبئة البيانات مرفقا بها الوثائق المطلوبة لفتح الحساب.
10.4 هل توفر البلدية بدائل لملاك العقارات الذين ليس لديهم دراية بالكمبيوتر و لا يتوفر لديهم أي نوع من المساعدات الخارجية و هذا لإتمام إجراءات تسجيل بيانات العقارات و عقود الإيجار الحالية ؟
 
توفر البلدية خياران لمثل هذه الحالات وهي:

.استمارة إدخال بيانات العقارات و عقود الإيجار الحالية والتي تعبأ بشكل يدوي. و يمكن الحصول على عليها من خلال تحميلها من مركز الوثائق المتوفر بموقع "توثيق" الالكتروني www.adm.gov.ae/tawtheeq أو استلامها من مكتب الاستعلامات في مقر البلدية الرئيسي
خدمة تحليل البيانات – حيث يمكن أن تقوم بعض الشركات المعتمدة من قبل البلدية بإدخال بيانات العقارات و عقود الإيجار الحالية نيابة عن المالك مقابل دفع رسوم للحصول على هذه الخدمة